1.

Maak een Devuta account

Leuk dat je voor Devuta hebt gekozen. Het is belangrijk nu om een account aan te maken.

Wanneer Devuta Support het implementatieproces voor je regelt dan hoef je deze stap niet uit te voeren

2.

Bedrijfsgegevens invoeren
Wanneer je voor het eerst inlogt in Devuta is het belangrijk om je bedrijfsgegevens in te vullen bij instellingen. Deze  bedrijfsgegevens die zullen door het systeem gebruikt worden voor e-mails en sjablonen. Wanneer Devuta Support dit voor je doet moet je dit digitaal aanleveren.

3.

Gebruikers toevoegen
Binnen Devuta zijn alle personen die toegang hebben tot Devuta CRM en de mobiele app gebruikers individueel in te stellen. U kunt precies instellen welke zaken gebruikers mogen inzien, wijzigen en verwijderen. Deze instellingen noemen wij binnen Devuta Rollen. Per gebruiker kun je een voorgedefinieerde rol selecteren. Vervolgens kun je het autorisatieniveau per gebruiker bepalen.

Wanneer Devuta Support dit voor je doet moet je het volgende in een excel bestand aanleveren:

  1. De gegevens van de Devuta gebruikers–  Voor en achternaam
    –  Email adressen
    –  Functie / rol
    –  Eventueel een profielfoto

4.

Mail ( niet verplicht)
Binnen Devuta is het mogelijk om uitgaande en inkomende mails te ontvangen en te versturen. Wanneer je een e-mailaccount hebt toegevoegd, kunnen (zakelijke) e-mails binnen Devuta worden geopend. Als bestaande contacten jou e-mailen, kunnen deze e-mails ook worden toegevoegd aan het contact, waardoor alle e-mails met een bepaald contact overzichtelijk kunnen worden weergegeven. Ook is het mogelijk om direct van uit een e-mail een afspraak, taak, contact, of een ticket aan te maken.

Wat heb je nodig voor de mails:

  1. IMAP instellingen per gebruiker om de inbox te bekijken. ( dit kun je opvragen bij je provider of je ICT’er) Klik hier voor de help video
  2. Uitgaande SMTP gegevens om e-mails te versturen ( dit hoeft niet per gebruiker) klik hier voor de help video
  3. E-mail Handtekening klik hier voor de help video

5

Kies de Devuta Modules
Geef aan welke modules je binnen Devuta wilt gaan gebruiken met je bedrijf. Het is verstandig om de modules uit te schakelen die niet van toepassing zijn binnen je bedrijf.

6

Velden configureren
Het is belangrijk dat alle velden in de modules staan die je wilt gaan gebruiken. Binnen Devuta kun je makkelijk velden en keuzelijsten toevoegen en aanpassen.

7.

Kies PDF Sjablonen
Binnen Devuta CRM kun je offertes, facturen en verkooporders mailen naar klanten en exporteren als PDF. Devuta heeft al mooie templates voor de PDF-sjablonen. het is ook mogelijk om eigen Sjablonen te maken.

Indien je eigen sjablonen wilt en Devuta Support dit voor je uitvoert, lever dan het volgende aan:

  • Een voorbeeld van uw offertes
  • Een voorbeeld van uw facturen
  • Uw bedrijfsgegevens wat vermeld moet worden op de factuur
  • Uw bedrijfslogo
  • De algemene voorwaarden (betalingstermijn, etc.)

8.

Nummering van modules bepalen
Binnen Devuta is het mogelijk om de nummering van bepaalde modules aan te passen. Het is belangrijk wanneer je voor het eerst begint om je factuur, offerte, verkooporder en klant nummers te bepalen. Je kunt dit doen op van je huidige nummering.

Indien Devuta support dit voor je doet geef dit dan aan per module de gewenste module

9.

Relaties importeren
Misschien heb je al een systeem zoals een ander CRM of een boekhoudprogramma waar je al bestaande relaties in hebt staan. Dit zou in Devuta geïmporteerd kunnen worden.

Wanneer Devuta Support dit voor je regelt lever dan het volgende aan:

  • Een lijst van contacten (Excel of csv bestand)
  • Een organisatielijst (Excel of csv bestand)
  • Leads (Excel of csv bestand)
  • Leverancier (Excel of csv bestand)

10.

Producten en Diensten
Wanneer je gaat beginnen met Devuta CRM is het van belang dat je producten en diensten erin zitten. Je kunt een product heel simpel importeren of handmatig aanmaken.

Waneer Devuta Support dit voor je regelt lever dan het volgende aan:

  • Een lijst met uw producten ( Excel of CSV)
  • Een lijst met uw diensten ( Excel of CSV)