Om de voordelen van het nieuwe CRM-systeem optimaal te benutten is het belangrijk dat je medewerkers zich deze eigen maken. De ervaring leert dat het succes van onze implementatie het grootst is wanneer eindgebruikers er snel mee willen en kunnen werken. Dat vraagt om betrokkenheid die jij kunt realiseren door al tijdens of na het implementatietraject intern over de voordelen van Devuta te communiceren.
Dit moet je intern gaan ondernemen
- Geef een interne presentatie aan je team en zorg ervoor dat het doel duidelijk is waarvoor Devuta gebruikt wordt. (Devuta wordt gebruikt voor relatiemanagement en klantenbeheer. Daarnaast kun je gemakkelijk al je orders beheren en gebruik maken van de product-calculatiemodule, projectmodule etc.)
- Zorg ervoor dat het duidelijk is in jouw onderneming dat iedereen weet wat het programma gaat betekenen.
- Maak duidelijk aan je medewerkers wat de impact gaat zijn op het werk en welke voordelen ze er uiteindelijk uit gaan halen. Denk in termen van rendement en professionaliteit.
- Wie de is admin in jouw organisatie? Dit is de eerste lijn wat betreft interne vragen, opmerkingen en verzoeken. De admin staat rechtstreeks in contact met Devuta. Zorg ervoor dat dit ook duidelijk is binnen je organisatie / afdeling.
- Het is belangrijk dat iedereen op dezelfde manier werkt. Geef duidelijke uitleg over de invoer van data! Hoe moeten telefoonnummers, postcodes, namen bijvoorbeeld ingevoerd worden bij contacten. Ook is het belangrijk dat men weet hoe ze binnen Devuta onderwerpen van offertes, facturen, verkooporder, tickets etc gaan benoemen.
- Zorg ervoor dat er draagvlak is in de onderneming voor Devuta. Waarom heb je hiervoor gekozen en maak duidelijk dat het werken makkelijker wordt
- Betrokkenheid van je medewerkers is essentieel voor het goed gebruik van Devuta. Zorg ervoor dat mensen vragen durven te stellen en mee durven te denken over vernieuwingen. Stimuleer dus de betrokkenheid en stimuleer samenwerken en het delen van kennis. Waardeer medewerkers voor hun betrokkenheid.
- Overtuigingen: op het moment dat er verschillende overtuigingen zijn over het programma probeer dan de oorzaak te achterhalen. Vaak ligt de oorzaak bij de persoon zelf die onvoldoende kennis over en van het programma heeft. Denk in oplossingen in plaats van problemen.
- Plezier hebben en nieuwe dingen leren en daarvoor gewaardeerd worden is het allerbelangrijkste. Heb plezier en waardeer elkaar voor het werk wat geleverd is. Complimenteer elkaar en zorg voor een prettige werksfeer waar men vragen durft te stellen en leert van de fouten die men misschien maakt.
- Kennis over en waarvoor Devuta wordt gebruikt is erg belangrijk. Begin bijvoorbeeld na de implementatie met het trainen van je medewerkers. Toets ze ook door een business case te maken. Dat wil zeggen, creëer een scenario die vaak voorkomt in je organisatie en laat men deze opdracht uitvoeren. Maak bijvoorbeeld 10 offertes/facturen/verkooporders. Controleer vervolgens, beloon en complimenteer.
- Vraag naar de ervaring van je medewerkers over het programma. Zijn er nog zaken wat lastig blijkt te zijn? Is er behoefte aan extra trainingen of uitleg? Is iedereen ervaren genoeg om alle werkprocessen uit te voeren?
- Geef je medewerkers de ruimte om punten op tijd aan te geven. Niet iedereen is even snel in het leren om te gaan met nieuwe software, besef dit en biedt men de ruimte om vaardig te worden. Maak van iedere medewerker een Devuta pro en geef het de tijd.
- Middelen: zorg dat iedere medewerker weet waar ze de meestgestelde vragen kunnen vinden. Wie de Admin is in de organisatie. Zorg ervoor dat iedereen de verantwoordelijkheden weet in het programma. Wie is verantwoordelijk voor welk proces. Komt een medewerker rechten tekort in het programma? De Admin kan extra rechten geven aan je medewerkers.